Pakalbėkime apie veiklos vertinimus. Taip, tie metiniai pokalbiai, nuo kurių dažnam pradeda skaudėti galvą. Visi esame ten buvę – sėdime priešais vadovą ir svarstome, ar tie skaičiai lentelėje tikrai atspindi, kiek daug pastangų ir laiko įdėjote spręsdami vieną ar kitą užduotį ar tą kartą, kai nuraminome įsiutusį klientą. Pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) niekur nedings, bet kaip juos taikome, gali nulemti, ar jie įkvėps komandą, ar atims motyvaciją.
Kaip gali padėti ar sutrukdyti KPI?
KPI dažnai turi blogą reputaciją. Išgirdę žodį „rodikliai“, žmonės įsivaizduoja šaltą vertinimą: pasiekti rodikliai ar ne. Tačiau teisingai naudojami veiklos vertinimo rodikliai tampa svaria priežastimi augti. Pagalvokite: ar norėtumėte išgirsti „Tavo III ketvirčio pardavimai buvo 12 % žemesni už tikslą“, ar „Pažiūrėkime kartu, kodėl tie klientų skambučiai strigo ir kaip galime tai pagerinti“? Geriausi KPI įkvepia pokalbį, o ne kelia baimę.
Visgi jei KPI naudosite kaip pagrindinį vertinimo įrankį be papildomų įžvalgų bei analizės, tuomet sukelsite tik darbuotojų baimę, norą gintis ir galiausiai tai virs demotyvacine priemone. Taigi svarbu žinoti ir mokėti tinkamai išnaudoti metinio vertinimo pokalbio įrankius, tarp jų ir KPI rodiklius.
Kai KPI tampa problema
Dažnai KPI tampa problema, kai darbuotojai į KPI nukreipia visą savo dėmesį ir skiria savo laiką tik to konkretaus KPI siekimui, nes už tai bus vertinami. Bet juk žinome, jog nei darbuotojas nei organizacija neveikia izoliuotai nuo aplinkos, taigi aplink vykstantys dalykai taip pat turi įtakos organizacijos sėkmei. Pvz.: jei KPI yra pardavimų sandorių skaičius, bet nevertiname grįžtančių klientų skaičius, nevertiname jų aptarnavimo kokybės, popardaviminio palaikymo (support) ir pan. Tai pardavimų KPI gali kainuoti per brangiai, jei tai kenkia įmonės įvaizdžiui, atsiliepimams ir galiausiai pelnui.
Kaip sukurti KPI, kurie didina motyvaciją?
- Pradėkite nuo klausimo „kodėl?“. Jei KPI rodiklis atrodo atitrūkęs nuo realios naudos, atsisakykite jo. „Išklausytų mokymų valandos“ – nieko nesako. „Kiek procentų įgūdžių buvo pritaikyta projekte“ – jau sako, kaip tikslingai darbuotojai išnaudoja žinias, gautas mokymų metu.
- Derinkite kiekybę ir kokybę. Prie „pardavimų augimo“ rodiklio pridėkite „klientų išlaikymo istorijas“. Galbūt darbuotojas sudarė mažiau sandorių, bet daugiau klientų pratęsė pasibaigusias sutartis. Tai tikra vertė.
- Lankstumas. Keiskite KPI, jei pastarasis prarado prasmę įvykus kažkokiai situacijai. Įveskite kitą KPI, kuris atpindi esamą situaciją tiksliau.
- Skaidrumas. Paaiškinkite, kaip nustatomi KPI ir kaip jie padės darbuotojams bei įmonei įsivertinti, ar teisinga linkme dirbama.
Metiniai pokalbiai
Metiniai pokalbiai dažnai kelia stresą. Tyrimai rodo, kad 58 % darbuotojų juos vertina kaip pasenusius metodus. Ir laukti metus laiko, kol išgirsite „Tau reikėtų dažniau pasisakyti susirinkimuose“, – tas pats, kas gauti orų prognozę apie pernykštį lietų.
Tačiau kai įmonės apjungia nuolatinį grįžtamąjį ryšį su metiniais pokalbiais, atsiranda tikras pokytis. Metinis pokalbis – visų metų apibendrinimas ir veiklos vertinimas ir jis gali būti natūralaus proceso rezultatas, jei organizuosite trumpus pokalbius metų eigoje ir reguliariai gausite ir teiksite grįžtamąjį ryšį. Tuomet metinio pokalbio metu jūs žinosite realią situaciją ir kaip sekėsi darbuotojui dirbti visų metų eigoje, bei kaip jis tvarkėsi su iššūkiais ir kokių rezultatų pasiekė per metus, ne tik metų gale. Ta pati situacija su KPI, turėkite tarpinius KPI, kuriuos galėsite vertinti tam tikruose etapuose. Tai leiskoreguoti planus, organizuoti trūkstamų kompetencijų mokymus ar suteikti kitą pagalbą, kurios trūksta darbuotojui, siekiant metinių KPI.
Visada vertinkite iš žmogiškosios pusės
Pripažinkime – niekas nenori būti prilygintas ataskaitai ar diagramai. Tad kitą kartą žiūrėdami į veiklos lenteles, paklauskite savęs: ar šie skaičiai padeda mums tapti geresniais žmonėmis, ar tik efektyvesniais robotais? Atsakymas gali pakeisti jūsų požiūrį į organizacijos valdymą ir sėkmės suvokimą.
Svarbu kurti ryšį su darbuotojais trumpų aptarimų metu, klausyti ką sako darbuotojai, bei teikti jiems grįžtamąjį ryšį. Tai turi būti nuolatinis vadovo darbas, kuris KPI pagalba sugeba naviguoti savo pavaldinius tinkama kryptimi.